Privacyverklaring

Kwota is een platform waarmee zelfstandigen en kleine bedrijven offertes en facturen maken en versturen. Voor de gegevens van je eigen account en je bedrijf zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens van de klanten die je in Kwota zet is jouw bedrijf de verantwoordelijke en zijn wij verwerker: wij doen daar niets mee behalve de app laten werken.

• E-mail: info@kwota.nl
• Support: support@kwota.nl
• Adres: Eeltje Halbertsmastraat 35, 8602 AG Sneek
• KvK: 42137393

• Van bedrijven die Kwota gebruiken: bedrijfsgegevens (naam, adres, KvK, btw-nummer, IBAN, logo), e-mailadres en wachtwoord (versleuteld opgeslagen) van gebruikers, en eventueel de gegevens van een gekoppelde mailbox (het wachtwoord daarvan wordt versleuteld bewaard).
• Van klanten van die bedrijven: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, de inhoud van offertes en facturen, en foto's van de klussituatie. Die foto's bewaren we als bijlage bij de offerte; ze gaan niet naar de AI.
• Als je een klus inspreekt: de geluidsopname gaat naar onze AI-dienstverlener om er tekst van te maken. Wat je inspreekt kan de naam of het adres van je klant bevatten. Je kunt de klus ook gewoon typen; dan wordt er niets opgenomen.
• Bij digitaal akkoord op een offerte: de ingevulde naam, het tijdstip en het IP-adres. Dit leggen we vast als bewijs van de instemming.
• Betaalgegevens: je pakketkeuze en betaaltermijn. Zodra Kwota betaald wordt, verloopt de betaling via een betaaldienstverlener; die verwerkt de betaalgegevens zelf en wij bewaren geen kaart- of rekeninggegevens van jou.
• Technisch: foutmeldingen, registratiepogingen (met IP-adres, als bescherming tegen misbruik) en een spoor van beveiligingsacties zoals het wijzigen van je IBAN of het toevoegen van een teamlid.

• Om de app te leveren (offertes, facturen, mail, klantlink): uitvoering van de overeenkomst met jou.
• Om je administratie te bewaren (facturen, 7 jaar): wettelijke verplichting.
• Om misbruik en fraude tegen te gaan (registratielog, gebruikslimieten, beveiligingsspoor): ons gerechtvaardigd belang bij een veilig platform.
• Om support te geven (supportvragen, meekijken bij een probleem): uitvoering van de overeenkomst.

We verkopen geen gegevens, we sturen geen ongevraagde reclame en we gebruiken jouw gegevens of die van je klanten niet om AI-modellen te trainen. Dat laatste hebben we ook bij onze AI-leverancier uitgezet, dus het is geen belofte op papier alleen.

Kwota gebruikt een klein aantal andere diensten. Met elk van hen gelden verwerkersafspraken en zij mogen de gegevens alleen voor ons gebruiken.

• Supabase: database, inloggen en bestandsopslag. Onze omgeving staat in Frankfurt (EU).
• Vercel: hosting van de app. Onze omgeving draait in Frankfurt (EU); Vercel is een Amerikaans bedrijf.
• Mistral AI (Frankrijk): de AI die van jouw omschrijving een concept-offerte maakt, die je ingesproken klus omzet naar tekst, die een foto van je prijslijst uitleest als je die importeert, en die de hulp-assistent laat antwoorden. Wij gebruiken hun Europese eindpunt, dus de verwerking vindt plaats in de EU en EFTA. In hun beheerscherm staat aangevinkt dat onze gegevens niet gebruikt mogen worden om hun modellen te trainen. Mistral bewaart wat er langskomt 30 dagen om misbruik te kunnen opsporen en verwijdert het daarna.
• E-mail: heb je een eigen mailbox gekoppeld, dan gaat je mail via jouw eigen mailprovider. Zo niet, dan versturen wij het via ons eigen mailkanaal.
• PDOK (Nederlandse overheid): als je een postcode en huisnummer invult zoeken we daar straat en plaats bij op. Alleen die postcode en dat huisnummer gaan mee, geen naam.

Je gegevens blijven in Europa. De database, de opslag en de AI draaien alle drie binnen de EU. Tot 17 augustus 2026 ging de AI-verwerking naar een Amerikaanse leverancier; sindsdien gebruiken we het Europese eindpunt van Mistral en is die doorgifte er niet meer.

Twee dingen om eerlijk over te zijn. Vercel, dat de app host, is een Amerikaans bedrijf; onze omgeving draait in Frankfurt, maar een Amerikaans moederbedrijf blijft een aandachtspunt en daarvoor gelden de EU-modelcontractbepalingen. En een handvol ondersteunende diensten van onze leveranciers (denk aan het afhandelen van betalingen of het verdelen van internetverkeer) kan buiten de EU staan; die krijgen de inhoud van je offertes en klantgegevens niet te zien.

Wil je helemaal geen AI gebruiken, dan kan dat: je kunt offertes volledig met de hand opstellen, je klus typen in plaats van inspreken, en je prijslijst met de hand of via Excel invullen.

Kwota gebruikt geen trackingcookies, geen advertentiecookies en geen statistiekendiensten van derden. Daarom zie je bij ons ook geen cookiebanner. Wat we wel gebruiken:

• Inlogcookies: noodzakelijk om ingelogd te blijven en om tweestapsverificatie te laten werken.
• Opslag in je browser: je laatst gebruikte bedrijfsgegevens en het lopende gesprek met de hulp-assistent. Dat blijft op je eigen apparaat en verdwijnt als je het tabblad sluit of uitlogt.

De vraag die je aan de hulp-assistent stelt gaat naar onze AI-dienstverlener, samen met de help-artikelen waaruit hij mag antwoorden. Er gaan géén bedrijfs-, klant- of factuurgegevens mee. We bewaren de gestelde vragen 90 dagen om te zien welke uitleg nog ontbreekt; daarna worden ze automatisch verwijderd. Zet je een vraag door naar support, dan blijft die als supportvraag bestaan.

Offertes en facturen bewaren we zolang het bedrijf een account heeft. Beëindigt een bedrijf zijn account, dan verwijderen we alles wat niet onder een bewaarplicht valt (offertes zonder factuur, klanten zonder factuur, foto's, prijslijst, mailkoppeling en inlogaccounts). Facturen en de gegevens die daarop staan blijven tot het einde van de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar; daarna worden ze automatisch verwijderd.

• Registratiepogingen (met IP-adres): 30 dagen
• Vragen aan de hulp-assistent: 90 dagen
• Foutmeldingen: 12 maanden
• Beveiligings- en inzagespoor: 24 maanden
• Een klantlink naar een offerte: verloopt 12 maanden na verzending

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar tegen de verwerking en overdracht van je gegevens. Gebruik je Kwota als bedrijf, dan kun je het meeste zelf regelen: je gegevens downloaden en je account beëindigen bij Instellingen → Account.

Ben je klant van een bedrijf dat Kwota gebruikt? Neem dan contact op met dat bedrijf; de contactgegevens staan op je offerte of factuur. Zij bepalen wat er met jouw gegevens gebeurt, wij voeren dat uit. Kom je er niet uit, mail dan naar info@kwota.nl. We reageren binnen 30 dagen. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Gegevens van verschillende bedrijven zijn strikt gescheiden en afgeschermd in de database zelf, niet alleen in het scherm. De verbinding is altijd versleuteld (HTTPS), wachtwoorden worden gehasht opgeslagen en het wachtwoord van een gekoppelde mailbox wordt versleuteld bewaard. Je kunt tweestapsverificatie aanzetten; die eis wordt ook in de database afgedwongen. Alleen de twee platformbeheerders kunnen, uitsluitend voor support en met vastlegging van elke inzage, meekijken bij een bedrijf.

Gaat er ondanks alles iets mis, dan melden wij een datalek zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens, en informeren we de betrokkenen als er een hoog risico voor hen is. Betreft het gegevens waarvoor jouw bedrijf verantwoordelijk is, dan melden we het bij jou zodat jij je eigen melding kunt doen.

We kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld als we een nieuwe dienst gaan gebruiken. De datum bovenaan geeft de laatste versie aan. Bij een belangrijke wijziging, zoals een nieuwe subverwerker, laten we het je weten per e-mail of in de app.