Gebruiksvoorwaarden

Kwota is een online dienst waarmee zelfstandigen en kleine bedrijven offertes en facturen maken en versturen, met hulp van AI. Deze voorwaarden gelden zodra je een account aanmaakt en blijven gelden zolang je dat account hebt. Kwota is bedoeld voor zakelijk gebruik: je gebruikt het als ondernemer, niet als consument.

Waar hieronder "wij" staat bedoelen we Kwota, waar "jij" staat het bedrijf dat het account gebruikt, en met "je gegevens" bedoelen we alles wat jij in de app zet: je offertes, facturen, klanten, prijslijst en bestanden.

De overeenkomst begint bij het aanmaken van je account. Je krijgt eerst 14 dagen gratis proef, zonder dat je betaalgegevens hoeft achter te laten. Loopt de proef af zonder abonnement, dan blijft je account gewoon bestaan, maar kun je niets nieuws meer aanmaken (zie artikel 5).

Je zorgt dat je gegevens kloppen, je houdt je inloggegevens geheim en je meldt het ons direct bij een vermoeden van misbruik. We raden je aan tweestapsverificatie aan te zetten.

De actuele pakketten en prijzen staan op de tarievenpagina. Alle bedragen zijn in euro's en exclusief btw. Je betaalt vooruit, per maand of per jaar; bij een jaarabonnement krijg je korting. Betalen loopt via een betaaldienstverlener, die de betaalgegevens zelf verwerkt.

Een prijswijziging kondigen we minimaal 30 dagen van tevoren aan per e-mail of in de app. Ben je het er niet mee eens, dan kun je vóór de ingangsdatum opzeggen; de nieuwe prijs geldt dan niet meer voor jou.

Je abonnement loopt per maand of per jaar en verlengt automatisch met dezelfde periode. Je kunt op elk moment opzeggen in de app. Je houdt dan toegang tot het einde van de periode die je al betaald hebt; we betalen niet terug over de resterende tijd. Wij kunnen de overeenkomst opzeggen met een opzegtermijn van 30 dagen, of direct bij misbruik of fraude.

Blijft betaling uit, of loopt je proefperiode af, dan kun je niets nieuws meer aanmaken: geen nieuwe offertes en geen nieuwe facturen. Maar lezen, downloaden en exporteren blijft altijd mogelijk. Je hebt een wettelijke bewaarplicht van 7 jaar voor je facturen, en wij sluiten je nooit af van je eigen administratie.

Je kunt je gegevens op elk moment zelf downloaden bij Instellingen → Account: een volledig bestand met alles erin, plus overzichten van je facturen en klanten voor Excel. Doe dat vóór je je account beëindigt.

Beëindig je je account, dan verwijderen we alles wat niet onder een wettelijke bewaarplicht valt. Je facturen en de gegevens die daarop horen bewaren we tot het einde van de bewaartermijn van 7 jaar, omdat de belastingwet dat eist; daarna worden ze automatisch verwijderd. Niemand kan er in die periode nog bij, wij ook niet, tenzij een bevoegde instantie er wettelijk om vraagt.

De AI stelt concepten op; jij controleert bedragen, btw-tarieven en teksten vóór verzending. AI kan zich vergissen. Jij blijft als ondernemer zelf verantwoordelijk voor de inhoud van je offertes en facturen, voor je eigen algemene voorwaarden en voor het naleven van wet- en regelgeving richting jouw klanten, zoals het herroepingsrecht bij consumenten. Kwota is geen boekhouder en geen belastingadviseur: de app rekent, maar geeft geen fiscaal advies.

Alles wat jij in Kwota zet blijft van jou. Wij gebruiken het alleen om de dienst te leveren. Wij verkopen je gegevens niet, delen ze niet met derden buiten de subverwerkers in de privacyverklaring, en gebruiken jouw gegevens of die van je klanten niet om AI-modellen te trainen, ook niet geanonimiseerd. Dat hebben we ook bij onze AI-leverancier zelf uitgezet.

Je gegevens worden in Europa verwerkt. De database, de opslag en de AI draaien binnen de EU. Gaan we ooit een leverancier gebruiken die daarbuiten verwerkt, dan melden we dat vooraf zoals in artikel 15 staat. Welke diensten we precies inschakelen staat in de privacyverklaring.

De software, het ontwerp en de merknaam Kwota blijven van ons. Je krijgt het recht de dienst te gebruiken zolang je abonnement loopt. Je mag de app niet nabouwen, doorverkopen, of proberen de broncode te achterhalen, en je mag hem niet gebruiken op een manier die het platform overbelast of anderen schaadt.

We doen ons best om Kwota altijd beschikbaar te houden, maar we beloven geen ononderbroken beschikbaarheid. Gepland onderhoud proberen we buiten kantoortijden te doen en kondigen we aan als het merkbaar is. Bij storingen lossen we het zo snel mogelijk op. Je kunt je facturen altijd downloaden, zodat je nooit afhankelijk bent van onze beschikbaarheid om je administratie te kunnen doen.

Voor de persoonsgegevens van jouw klanten ben jij verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Wij: verwerken die gegevens uitsluitend om de app te laten werken en volgens jouw instructies; schakelen alleen de subverwerkers in die in de privacyverklaring staan en laten het je weten als daar een nieuwe bijkomt; beveiligen de gegevens passend; leggen onze medewerkers geheimhouding op; helpen je bij verzoeken van betrokkenen; melden datalekken zonder onnodige vertraging; en verwijderen of retourneren de gegevens bij beëindiging, behalve wat we wettelijk moeten bewaren. Door de app te gebruiken ga je met deze afspraken akkoord. Heb je een eigen verwerkersovereenkomst nodig, neem dan contact op.

We mogen een account blokkeren of beëindigen bij misbruik, fraude, onrechtmatig gebruik of handelen in strijd met deze voorwaarden. Ook dan kun je je eigen administratie nog inzien en exporteren, tenzij de wet ons iets anders voorschrijft.

Onze aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat je in de 12 maanden vóór het schadeveroorzakende feit voor Kwota hebt betaald. We zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, gemiste omzet, gemiste opdrachten of verlies van gegevens, en niet voor schade door onjuiste offertes of facturen die je zelf hebt verzonden. Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van onze kant.

Bij overmacht, bijvoorbeeld een storing bij onze hosting- of AI-leverancier, een grote internetstoring of een stroomuitval, zijn wij niets verschuldigd. Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan mogen beide partijen de overeenkomst beëindigen.

We kunnen deze voorwaarden aanpassen. Een wijziging van betekenis kondigen we minimaal 30 dagen van tevoren aan per e-mail of in de app. Ben je het er niet mee eens, dan kun je vóór de ingangsdatum opzeggen.

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen leggen we voor aan de bevoegde Nederlandse rechter, nadat we eerst geprobeerd hebben het samen op te lossen.

Heb je een vraag over de app of loop je ergens vast, mail dan support@kwota.nl. Voor formele post, verzoeken over je gegevens en alles wat met deze voorwaarden te maken heeft is info@kwota.nl het adres.

• E-mail: info@kwota.nl
• Support: support@kwota.nl
• Adres: Eeltje Halbertsmastraat 35, 8602 AG Sneek
• KvK: 42137393