Een factuur die klopt, ook als de Belastingdienst meekijkt.
Wat er wettelijk op een factuur moet staan, en hoe je hem in één keer goed maakt. Plus hoe je ziet wie er nog moet betalen.
Een factuur is het document waarmee je betaling vraagt voor geleverd werk. De wet stelt eisen aan wat erop moet staan (Wet OB art. 35a). Ontbreekt er iets, dan mag je klant de btw niet aftrekken.
De grondslag per tarief hoort erbij zodra er meer dan één tarief op staat. De app telt gegroepeerd op, niet per regel.
Een factuur die niet klopt, kost je later geld
Een ontbrekend btw-nummer valt op het moment zelf niet op. Het wordt een probleem als je klant hem terugstuurt. Of als de Belastingdienst jaren later door je administratie loopt. En ondertussen is er de gewone pijn: je weet niet meer wat er openstaat, en je hebt geen zin om erachteraan te bellen.
Uit een offerte, of gewoon los
Tekende je klant een offerte, dan staat de factuur klaar met dezelfde regels. Deed je een klus die je meteen uitvoert, dan maak je de factuur direct. Ook met spraak.
De app controleert het verplichte
Voordat een factuur definitief wordt, kijkt de app of alles uit de lijst hierboven er staat. Ontbreekt er iets, dan kun je niet versturen en wijst de melding je naar de juiste plek.
Versturen in je eigen huisstijl
Je klant krijgt een mail met de pdf en een link naar zijn factuurpagina, met jouw logo en kleur. Wil je vanaf je eigen adres versturen, dan koppel je je mailbox.
De app houdt bij wie er betaalt
Na drie, veertien en dertig dagen gaat er vanzelf een herinnering uit en daarna een aanmaning. Bij een particulier volgens de wettelijke regels. Zelf een herinnering sturen kan ook, met één knop.
Wat het verschil maakt
- Je nummering kan geen gaten krijgenJe factuurnummers lopen door per jaar en worden door de database uitgegeven, niet door de app. Twee facturen tegelijk maken levert dus geen dubbel nummer op.
- Btw per tarief, met de grondslag erbijDat is wat er bij meerdere tarieven op moet staan. Het wordt in één keer over alle regels van hetzelfde tarief berekend. Per regel afronden en die centen optellen geeft namelijk een ander bedrag.
- Een verstuurde factuur pas je niet aanJe crediteert hem, want je klant heeft hem in zijn administratie staan. De app maakt de creditfactuur met omgekeerde regels en een eigen nummer. Daarna kun je opnieuw factureren.
- Ook als e-factuur, voor je boekhouderElke factuur haal je eruit als pdf en als UBL, het bestand dat elk boekhoudpakket inleest. Een hele periode tegelijk kan ook: één zip met per factuur beide bestanden.
Wat Kwota niet doet
Liever nu eerlijk dan dat je er over twee weken achter komt. Dit staat er ook omdat je het mag meenemen in je keuze.
- Kwota doet geen btw-aangifte en geen boekhouding.
- Er is geen bankkoppeling. Je zet zelf een factuur op betaald.
- Er zijn nog geen terugkerende facturen voor abonnementen of onderhoudscontracten.
Wat mensen ons vragen
Hoe lang moet ik mijn facturen bewaren?
Zeven jaar (art. 52 AWR). Daarom kun je bij ons altijd bij je eigen administratie, ook als je abonnement afloopt of je je account beëindigt. Lezen en exporteren blijft werken, alleen nieuwe dingen aanmaken stopt.
Wanneer moet mijn klant betalen?
Op de termijn die je afspreekt. Spreek je niets af, dan geldt dertig dagen na ontvangst van de factuur. Je kunt per klant een eigen termijn instellen.
Wat mag ik doen als hij niet betaalt?
Bij een particulier mag je pas incassokosten rekenen na een aanmaning. Daarin moet staan dat hij veertien dagen krijgt om alsnog te betalen, met het exacte kostenbedrag erbij. De app schrijft die aanmaning zo. Bij een bedrijf gelden soepeler regels.
Mag ik een verstuurde factuur nog aanpassen?
Nee. Hij staat in de administratie van je klant, dus hij hoort niet meer te veranderen. Corrigeren doe je met een creditfactuur: die keert de regels om, krijgt een eigen nummer en verwijst naar het origineel.
Kan ik een aanbetaling vragen en later de rest?
Ja. Vanuit een getekende offerte maak je eerst een aanbetalingsfactuur, bijvoorbeeld dertig procent, en na de klus de slotfactuur. De aanbetaling wordt daarop verrekend, met kloppende btw. Spreek het percentage af op de offerte, dan weet je klant het vooraf.
Waar worden mijn gegevens verwerkt?
In Europa. Je gegevens staan in Frankfurt en de AI draait op een Europees adres. Er wordt niet op jouw gegevens getraind. Je klantgegevens worden nooit verkocht of gedeeld.
Probeer het met je eigen prijslijst.
Veertien dagen, geen betaalgegevens nodig.