Een factuurprogramma dat ook achter je geld aan gaat.
Facturen maken, versturen en bewaken zonder een heel boekhoudpakket ernaast. Wat het wel doet, en wat je bij je boekhouder laat.
Factuursoftware is een programma waarmee je facturen maakt, verstuurt en bewaakt. Je nummering loopt door en je btw klopt. Anders dan een boekhoudpakket doet het je aangifte en je grootboek niet.
Factureren is het werk. Erachteraan gaan is het vervelende werk
Een factuur typen lukt nog wel in Word. Wat niet lukt: bijhouden welke er openstaan. Onthouden wie je vorige week al gemaild hebt. En de moed verzamelen om te bellen over een bedrag van twee maanden oud. Daar laten zzp'ers geld liggen, en dat is het enige stuk dat software helemaal kan overnemen.
Je bedrijfsgegevens gaan er één keer goed in
Naam, adres, KvK, btw-nummer en je IBAN. De app zegt bovenaan je instellingen wat er nog ontbreekt, en laat je geen factuur versturen die niet compleet is.
Factureren doe je uit een offerte of los
Met één knop uit een getekende offerte, of direct voor een klus die je gedaan hebt. Volledig, als aanbetaling, of als slotfactuur met de aanbetaling verrekend.
De bewaking loopt vanzelf
Herinnering na drie dagen, na veertien en na dertig. Bij een consument volgens de wettelijke regels. Je dashboard laat zien wat er nog te ontvangen is en wat te laat is.
Wat het verschil maakt
- Kloppende btw, ook bij verlegde btwBij een zakelijke klant met een btw-nummer kun je de btw verleggen. Dat komt op de factuur en in het UBL-bestand te staan zoals het hoort. Het btw-nummer van je klant kun je laten nakijken bij de Europese controledienst.
- Herinneren kan ook met één knopDe automatische bewaking zit vanaf Professional. De knop om zelf een herinnering te sturen zit in elk pakket, en bouwt dezelfde mail: met de pdf erbij en de juiste incasso-alinea's.
- Je kunt niet per ongeluk iets stukmakenEen verstuurde factuur is definitief. Corrigeren gaat met een creditfactuur, en die zet de offerte vanzelf terug zodat je opnieuw kunt factureren. Je nummering blijft sluitend.
- Je komt er altijd bijLoopt je abonnement af, dan stopt aanmaken maar blijft lezen en exporteren werken. Dat is geen coulance: er rust zeven jaar bewaarplicht op je facturen.
Wat Kwota niet doet
Liever nu eerlijk dan dat je er over twee weken achter komt. Dit staat er ook omdat je het mag meenemen in je keuze.
- Geen boekhouding: geen grootboek, geen aangifte, geen bankkoppeling, geen bonnetjes scannen.
- Geen terugkerende facturen voor abonnementen of onderhoudscontracten.
- Geen koppeling via een API. Exporteren gaat met pdf, csv en UBL.
Wat mensen ons vragen
Heb ik hiernaast nog een boekhoudprogramma nodig?
Alleen als je je aangifte zelf doet. Kwota maakt je facturen en houdt bij wie er betaalt. Je grootboek en je aangifte doet het niet. Werk je met een boekhouder, dan lever je hem de pdf's en de UBL-bestanden aan. Dat is vaak genoeg.
Wordt e-factureren verplicht?
Ja, maar niet voor iedereen en niet meteen. Aan de overheid moet het al sinds 2017. Vanaf 1 juli 2030 geldt het voor zakelijke facturen naar een ander EU-land. Of het ook tussen twee Nederlandse bedrijven gaat gelden, is nog niet besloten. Kwota levert nu al UBL, dus je bent er klaar voor.
Kan mijn klant online betalen via de factuur?
Nee, nog niet. Je klant ziet je IBAN en het factuurnummer op zijn factuurpagina en in de pdf, en kan daar melden dat hij betaald heeft. Een betaallink staat op de lijst, maar hij is er nu niet.
Kan ik mijn facturen exporteren voor mijn boekhouder?
Ja. Zie de lijst hierboven. Een hele maand of een kwartaal gaat in één zip, met per factuur de pdf en de UBL erin.
Wat gebeurt er als ik stop?
Aanmaken stopt, lezen en exporteren blijft. Beëindig je je account helemaal, dan wordt alles verwijderd behalve de facturen en de gegevens die daarop horen. Die moeten zeven jaar bewaard blijven en worden daarna vanzelf opgeruimd.
Waar worden mijn gegevens verwerkt?
In Europa. Je gegevens staan in Frankfurt en de AI draait op een Europees adres. Er wordt niet op jouw gegevens getraind. Je klantgegevens worden nooit verkocht of gedeeld.
Probeer het met je eigen prijslijst.
Veertien dagen, geen betaalgegevens nodig.