Pdf en UBL downloaden, ook meerdere facturen tegelijk

Op een offerte of factuur staat een knop PDF. Daarmee open je het document als pdf, en dat kun je opslaan, printen of zelf doorsturen. Bij een concept-factuur heet die knop PDF-voorbeeld, omdat de factuur dan nog niet definitief is. Van een definitieve factuur kun je onder Meer ook een UBL-bestand downloaden.

Dat is een XML in het standaardformaat voor e-facturatie, handig voor je boekhoudpakket of voor grotere opdrachtgevers en de overheid die daarom vragen. De e-factuur zit vanaf het Professional-pakket. Meerdere facturen tegelijk kan ook, en dat scheelt aan het eind van de maand veel geklik. In je facturenlijst vink je de facturen aan die je wilt hebben en klik je op Boekhouding; wil je een hele periode, gebruik dan de knop Boekhouding boven de lijst en kies bijvoorbeeld vorige maand of vorig kwartaal.

Je krijgt één zipbestand met per factuur de UBL en de pdf, netjes in twee mappen. Er kunnen er vijftig in één download; heb je er meer, doe het dan per maand. Concepten blijven er automatisch uit, want die hebben nog geen factuurnummer. Exporteren voor de boekhouding doet een beheerder.

Ben je medewerker, dan zie je de knop Boekhouding niet en ook de UBL niet; de pdf kun je gewoon downloaden. Je klant hoeft niets te downloaden om de offerte te bekijken: die krijgt de pdf al als bijlage bij de mail en kan hem ook zelf downloaden vanaf zijn eigen pagina.