Werkbonnen: wat je gaat doen, waar je heen moet en wanneer
Zodra een klant akkoord geeft op een offerte, staat de klus als werkbon onder Werkbonnen in het menu. Daar zie je in één oogopslag wat je vandaag moet doen, wat er deze week aankomt en wat nog geen datum heeft. Je hoeft niets opnieuw in te typen: de bon komt uit de offerte.
Een datum kiezen kan vanuit de lijst met Datum kiezen, of op de werkbon zelf. Het hoeft niet meteen bij het akkoord. Zolang er geen datum staat, blijft de klus onder Nog in te plannen staan, zodat je hem niet vergeet. Op de werkbon staan de werkzaamheden: alle regels van de offerte, in dezelfde volgorde.
Die vink je af terwijl je bezig bent. Onder Waar staan het adres en het telefoonnummer van de klant, met knoppen voor de route en om te bellen. Een lijst met wat je moet meenemen maakt de app niet. Op een offerte staat wat je doet, zoals 40 m2 muren schilderen.
Hoeveel verf dat is, staat er niet op. En ook niet of het één laag wordt of twee. Wat je wilt onthouden voor de groothandel, schrijf je onder Aantekeningen op de werkbon. Komt er tijdens de klus werk bij, zet het dan op de bon met Meerwerk toevoegen, los of uit je prijslijst.
Het komt straks als extra regel op de factuur, met Meerwerk ervoor, zodat je klant ziet wat erbij kwam. Wil je de bon op papier, of doorsturen naar een collega? Klik onder de titel van de werkbon op Werkbon printen of als pdf. Je krijgt één blad met de klant, het adres, de datum, alle werkzaamheden met een vakje om af te vinken en lege regels om bij te schrijven.
Er staan geen prijzen op, dus je kunt hem gerust bij de klant laten liggen. Is de klus klaar, klik dan op Klaar melden. De app vraagt daarna meteen of je de factuur wilt maken. Zeg je ja, dan kom je in het factuurscherm met alles al ingevuld: de regels van de offerte, het meerwerk, en bij een aanbetaling de verrekening.
Daar kijk je hem na en verstuur je hem. Er wordt niets automatisch verstuurd. Alleen een beheerder kan een factuur maken; een monteur meldt de klus klaar en de beheerder ziet hem in de lijst onder Klaar, nog te factureren. Wat de werkbon niet doet: uren bijhouden, een handtekening van de klant vragen of een agenda vullen. Het is de bon die uit de offerte volgt, niet een planningspakket.